Arne Rahn hat seine Leidenschaft für Fotografie und Gestaltung mit einer zweiten Ausbildung zum Beruf gemacht. Heute ist er Inhaber einer kleinen Agentur mit Schwerpunkt Webdesign - oft deckt er für Kunden aber die volle Bandbreite der Gestaltung von Webauftritt über Visitenkarte, Logo und Geschäftspapier ab. Die Selbständigkeit ist noch relativ jung, Rahn war aber die Notwendigkeit der Buchhaltung von Anfang an klar - gleichzeitig ist er begeistert von der Idee des papierlosen Büros und schaute sich daher nach passenden Software-Lösungen um, mit denen er die Buchhaltung digital und selbst erledigen kann. „Ich habe dann verschiedene Online-Varianten ausprobiert und bin schnell beim Marktführer gelandet“, so der
Freelance Designeraus Neubrandenburg. „Die Oberfläche ist einfach - und daher bin ich schnell bei lexoffice geblieben. Ich arbeite das inzwischen in etwa einer halben Stunde pro Woche ab und kann sagen: Das ist kein Hexenwerk“, so Rahn.
Test über die voll funktionsfähige Demo-Version
Zunächst hat Rahn lexoffice mit einem seiner Kunden und der voll funktionsfähigen Demoversion von lexoffice ausprobiert. Damit ist es möglich einen Monat lang alle Funktionen zu testen - direkt am echten Kunden. „Ich habe die Eckdaten für den Kunden eingegeben. Dann konnte es schon mit der Rechnungsstellung und den ersten Kunden in der Software losgehen. Natürlich kann man aber auch erst einmal ein fiktives Produkt oder Kunden anlegen und zum Test einige Buchungen vornehmen“, erinnert sich Rahn, bei dem sich aber schnell herausstellte, dass er bei dem System bleiben würde, nachdem er die ersten Rechnungen per lexoffice gestellt hatte. Gerade bei Stammkunden lohnt sich der Einsatz der Software: Daten wie Adresse, Kontonummer, Firmenlogo et cetera werden bei der Rechnungsstellung automatisch übernommen. Für die Rechnungsstellung reicht es, Leistungsart und Preise einzutragen. Den Rest, das Zusammenrechnen der Einzelposten, erledigt das Programm automatisch - mit oder ohne Mehrwertsteuer. Die Rechnung kann dann für den klassischen Postweg ausgedruckt oder direkt per E-Mail versendet werden. Bei Zahlungseingang bucht Rahn das Geld direkt in der Software als Einnahme. Besonders praktisch findet Rahn die Statistiken. „Hier kann ich jederzeit oder am Jahresende schauen, was ich mit welchem Kunden so gemacht habe. Zudem habe ich hier im Blick welcher Kunde den meisten Umsatz bringt“, so Rahn.
PayPal-Konto nahtlos angebunden
lexoffice lässt sich direkt mit dem PayPal-Konto und dem Geschäftskonto bei der Bank verknüpfen. Damit lassen sich zum Beispiel die Zahlungseingänge automatisch verbuchen. Arne Rahn hat nicht nur sein PayPal-Konto mit lexoffice verknüpft, sondern bietet seinen Kunden gerne die Zahlung per
PayPal.Mean. Damit ist es möglich, zum Beispiel einen QR-Code auf die Rechnung zu drucken. Die Kunden können diesen dann scannen und so ganz bequem die Rechnung mit PayPal bezahlen. Zudem können Freiberufler ihren Kunden einfach einen Link zum Bezahlen schicken. „Gerade wenn man sich als modernes Unternehmen versteht, ist das ein schöner Service für die Kunden. Gerade die Leute, die PayPal sowieso nutzen und kennen, wissen das zu schätzen, weil sie sich das Einloggen im Onlinebanking oder den Gang zur Bank sparen“, erläutert Rahn. Zudem läuft die Bezahlung im Gegensatz zu Banküberweisungen, bei denen es meist ein paar Tage Verzögerung gibt, praktisch in Echtzeit.
Auch nach der Bezahlung läuft alles sehr bequem: lexoffice macht es einfach, PayPal-Zahlungen den Belegen zuzuordnen und die Transaktionsgebühr wird automatisch korrekt verbucht. „Wie das funktioniert wird alles mit Erklärvideos wunderbar dargestellt. Man muss damit wirklich keine Angst vor der Buchhaltung haben“, so Rahn.
Buchhaltung selbst voll im Griff
Derzeit regelt der Designer damit seine Buchhaltung selbst - ohne die Hilfe eines Steuerberaters. Den möchte er erst hinzuholen, falls sein Geschäft wächst. Mit lexoffice ist Rahn bestens dafür vorbereitet. Die Software-Lösungen von lexware, wie etwa lexware Buchhaltung sind Standardanwendungen für Buchhalter und Steuerberater. Entsprechend gut kennt der Steuerberater schon die Software. Er kann, wenn ihm Zugang gewährt wird, einfach bei lexoffice einsteigen: Per Fernanbindung kann er über die Buchhaltung wachen oder selbst Buchungen vornehmen. „Und da sowieso alle Quittungen auf dem Server bereit liegen, ist es praktisch so, wie wenn man früher seinen Ordner dahin gebracht hätte“, so Rahn. „Der Steuerberater freut sich sicher auch, wenn schon alles sauber digital erfasst ist.“
Die Belege erfasst Rahn mit seinem Smartphone etwa einmal wöchentlich. lexoffice hilft dabei mit der App und der automatischen Scanfunktion. Das Abfotografieren der Belege reicht, um Kassenzettel, Tankbelege et cetera zu erfassen und automatisch richtig abzulegen. „Die App ist praktisch ein intelligenter Fotoapparat, der Quittungen erkennt. Das Programm arbeitet hervorragend mit dem PDF-Format zusammen, inklusive Texterkennung“, so Rahn.
Statistiken bringen mehr Überblick
Am praktischsten findet der Designer, dass er dank der lexoffice-App immer alles jederzeit und wo er gerade ist im Überblick hat. „Man hat immer alles dabei, kann von jedem Ort aus ins Konto schauen und ist so immer up to date. Das ist auch eine große Entlastung im Kopf, da ich nicht ständig überlegen muss, wem ich noch eine Rechnung stellen muss“, so Rahn.
Zudem helfen umfangreiche, detaillierte Statistiken dabei, das eigene Geschäft zu analysieren und zu bewerten. So zeigt die Software übersichtlich Kosten, Umsätze von Kunden und andere Statistiken im Schnellzugriff. Mit der Software ist auch die Einnahmen-Überschussrechnung im Handumdrehen erstellt: Einnahmen und Ausgaben bleiben so aber nicht nur am Jahresende, sondern auch zwischendurch im Fokus. „Man weiß, wo man steht, und kann aufgrund dieser Zahlen besser agieren“, so Rahn. Insgesamt hat sich der Schritt für den Designer nicht nur gelohnt - er sieht seine Grundidee des papierlosen Büros dank lexoffice in einem großen Schritt verwirklicht.
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