Während die Digitalisierung alle möglichen Lebensbereiche immer einfacher macht, ist bei Behördengängen in vielen Fällen immer noch das Ziehen einer Nummer, Wartezeit, das Ausfüllen von Papierformularen und das Bezahlen an einer Kasse unumgänglich. Das alles soll mit E-Government der Vergangenheit angehören. Damit werden viele Besuche beim Amt auch online und ohne Wartezeiten möglich. Bei der Stadt Freiburg im Breisgau steht E-Government ganz oben auf der Agenda. „Wir möchten, dass man möglichst viele Behördengänge von Zuhause aus erledigen kann. Zudem wollen wir unsere Angebote 24/7 zur Verfügung stellen, so dass man alle Anträge auch außerhalb unserer Öffnungszeiten stellen kann“, so die IT-Expertin Katharina Reitemeyer vom Amt für Bürgerservice und Informationsverarbeitung.
Inzwischen bietet die Stadt Freiburg ihren Bürgerinnen und Bürgern eine ganze Reihe von Online-Services.Angefangen von Terminvereinbarungen über Online-Anhörungen zu Ordnungswidrigkeiten, können die Bürger zum Beispiel die Feinstaubplakette oder einen Bewohnerparkausweis digital beantragen. Mit der Online-Meldebescheinigung wird der Umzug einfacher, ein Kita-Platz kann am heimischen PC vorgemerkt werden oder bei der Wohnungssuche kann der Mietspiegel und beim Hauskauf der Immobilienmarktbericht via Smartphone angefordert werden.
PayPal bietet das gewohnte Umfeld
Die Möglichkeit der Bezahlung spielt bei den Online-Angeboten der Behörde eine wichtige Rolle: „Wir wollen nicht nur, dass die Bürger im Web ein Formular ausfüllen können, sondern dass man auch direkt online bezahlen kann“, so Reitemeyer. PayPal war bei den Bezahldiensten die erste und logische Wahl. „Die Bürgerinnen und Bürger sollen sich dabei in einem gewohnten Umfeld bewegen. PayPal kennen die meisten aus dem Privatleben, wir wollten etwas anbieten, das auch privat genutzt wird.“
Pionier bei den digitalen Angeboten war der Bußgeld-Bereich. Seit 2017 können die Bürgerinnen und Bürger das Anhörungsverfahren samt Stellungnahme online erledigen und auch einfach per PayPal bezahlen. „Die Kolleginnen und Kollegen aus der Bußgeldabteilung wollten eine zeitgemäße Bezahlmöglichkeit anbieten“, kommentiert Reitemeyer. Die Bürgerinnen und Bürger können bei der Anhörung einen QR-Code nutzen und direkt mit dem Smartphone bezahlen. Der Service wird sehr stark genutzt: „Inzwischen werden rund 70% der Bußgelder, die über unser Online-Bezahlsystem abgewickelt werden, mit PayPal gezahlt“, so Reitemeyer. Der städtische Dienstleister ITEOS hat die technische Umsetzung übernommen. Inzwischen gibt es eine Anbindung von PayPal an den Formularserver. Alle Web-Formulare können so theoretisch mit PayPal bezahlt werden.
Mehr Effizienz für Bürger und Ämter
Die Bezahlmöglichkeit ist für Behörden, sowie Bürger und Bürgerinnen eine große Erleichterung. „Durch die direkte Anbindung von PayPal an unser SAP-System werden die Zahlungen, die über die Formularserveranbindung eingehen, direkt zugewiesen. Das mussten wir zuvor manuell erledigen. Teilweise mussten die Mitarbeiter dem Geld auch hinterherlaufen und mahnen“, berichtet Reitemeyer. „Jetzt sei die Zahlung immer gesichert und das Geld komme immer auf dem richtigen Vertrag an“, freut sich Reitemeyer. Ein weiterer Grund, weshalb PayPal sehr gerne genutzt werde sei, dass man sich nicht ins Online-Banking einloggen und die IBAN eingeben müsse, ergänzt die IT-Expertin.
Jede Ordnungswidrigkeit hat ein Aktenzeichen. Dieses musste man bei der Überweisung immer angeben. Online ist das immer hinterlegt und wird direkt im System gebucht. Der Sachbearbeiter sieht direkt, dass das Geld schon da ist. „Damit sparen digitalisierte Verfahren viel Zeit bei der Stadt Freiburg“, erläutert Reitemeyer. „Mit den fast durchgängig elektronischen Verfahren gibt es große Erleichterungen: Früher mussten Sachbearbeiter noch Anträge abtippen. Dabei konnten leicht Zahlendreher oder Fehler durch undeutliche Handschriften entstehen und das Geld nicht zugeordnet werden.“
Spezielle PayPal Version half bei der Umsetzung
Eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung ist, dass es für den öffentlichen Dienst eine speziell angepasste Version von PayPalgibt. „Wir haben spezielle rechtliche Anforderungen an einen Bezahldienst. PayPal geht mit der Version für Behörden darauf ein. Als diese Version vorgestellt wurde, hat der Bezahldienst bei den Behörden viel Vertrauen gewonnen“, so Reitemeyer.
Bei den Bürgern und Bürgerinnen kommen die Dienste sehr gut an. „Vor kurzem hat jemand aus Hessen auf Twitter geschrieben, dass es sehr cool ist, dass man in Freiburg die Bußgelder online bezahlen kann. Wir sind damit in Deutschland schon weit vorne“, berichtet Reitemeyer. „In Freiburg leben sehr viele Studenten. Die junge Zielgruppe ist sehr offen und erwartet, dass es solche Angebote gibt.“
Ausbau erwünscht
Das Angebot soll in Zukunft noch ausgebaut werden. Von den Online-Angeboten sind noch nicht alle an PayPal angebunden. „Wir wollen das so weit wie möglich ausbauen. Derzeit wird das Angebot adhoc ausgeweitet. Wir prüfen laufend, ob wir weitere Verfahren digital umstellen können.“
Im Bereich E-Government wünscht sich die IT-Expertin in naher Zukunft eine Standardisierung: „Dann müsste sich die einzelne Kommune gar nicht mehr mit Entscheidungen, ob man zum Beispiel PayPal einführen möchte, beschäftigen. Es wäre einfach vom Bund vorgegeben und jeder könnte es nutzen. Zudem wünschen wir uns, möglichst komplette Prozesse digital abbilden zu können. Da man noch viel selbst entscheiden müsse, trifft man aktuell auch noch auf Widerstände. Jetzt sehen alle, wie toll es funktioniert, aber erst einmal braucht man auch viel Mut zum Tun. Dazu möchten wir motivieren.“