Case Study: Stadt München - E-Payment auf einen Blick
06.07.2022

Wer bei der Stadt München eine Leistung erwerben möchte, kann dies auch digital tun. Eine Person, die eine Dienstleistung online bestellt, wird zur Bezahlung auf eine zentrale Bezahlseite weitergeleitet. Dort sind bis zu fünf Zahlungsmethoden wählbar – PayPal gehört dort zu den beliebtesten Zahlwegen.

Dietmar Güntner, Leiter der Stadtkasse München, ist auf das Onlinezugangsgesetz der Bundesregierung bereits bestens vorbereitet. Bis Ende dieses Jahres sollen Kommunen viele ihrer Verwaltungsleistungen online anbieten. Die Bundesregierung möchte die Behörden mit dem Gesetz nutzerfreundlicher und vor allem digitaler gestalten. Schon im Jahr 2018 startete Kassenleiter Güntner mit seinem Team in der bayerischen Hauptstadt die Onlinebezahlung für die Meldebescheinigungen. Denn Payment ist eine tragende Säule einer jeden E-Government-Strategie. Ein weiteres, wichtiges Projekt ist seit Dezember 2020 online: Die Münchener Bezahlseite. „Sie ist unsere Lösung für die Herausforderung E-Payment: Eine zentrale Seite mit allen relevanten Informationen zu Zahlungswegen und Abwicklung“, sagt Güntner.

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Einheitliche Bezahlschnittschnelle

Die „PayPage” getaufte, einheitliche Bezahloberfläche für die Stadt München wurde in gemeinschaftlicher Arbeit zwischen der Stadtkasse, der städtischen IT und dem Zahlungsverkehrsprovider entwickelt. Wenn jemand eine Leistung der Kommune anfragt, etwa einen internationalen Führerschein oder eine Urkunde des Standesamtes, dann öffnet ein Klick auf den Bezahlbutton einen neuen Tab im Browser. Dieser leitet die Nutzer auf die PayPage weiter. Hier können diese derzeit aus fünf Zahlungsmethoden wählen. Zu diesen zählen PayPal, Paydirekt, Giropay, Kreditkartenzahlung mit Visa und Mastercard sowie Online-Lastschrift.

Zu Beginn des Projektes galt es für Güntners Team, verschiedenste Finanzprozesse der Stadtkasse, Buchhaltung und des Forderungsmanagements zu verknüpfen. Dazu kamen Schnittstellen zu IT-Prozessen aus dem E-Government und dem Architekturmanagement sowie zu dem im Rechnungswesen dominierenden System SAP. Auch wurden am Anfang all jene Bereiche involviert, die für teils komplexe Fachverfahren als erste E-Payment anbieten wollten. Dazu gehörten in München etwa das Sozial-, das Kultur- und Kreisverwaltungsreferat. Ende 2020 war sie schließlich fertig: Die Münchener PayPage.

Automatische Abwicklung

Mit den aufgebauten Schnittstellen rund um die PayPage sind fortan keine manuellen Eingriffe in und nach dem Bezahlvorgang mehr nötig. Das ist dem Team um Güntner besonders wichtig: „So reduzieren wir Fehler und können die Zahlungen der Bürger noch schneller verarbeiten“, sagt er. PayPal sei dabei unkompliziert zu integrieren: „Wir haben eine Schnittstelle mit PayPal, um alle Zahlungen automatisch zu verbuchen. Diese ließ sich problemlos in unsere PayPage einbauen“, berichtet Güntner. So laufen alle Zahlungsdaten gebündelt bei der Stadt ein, können zentralisiert gespeichert sowie gegebenenfalls gesichtet und bearbeitet werden.  

Dabei anfallende PayPal-Gebühren können anschließend monatlich per Rechnung bezahlt werden – dieses Modell steht nur Kunden aus dem öffentlichen Sektor zur Verfügung. Den Auszahlungsrhythmus des PayPal-Guthabens auf das Bankkonto können Kommunen selbst bestimmen. Der PayPal-Umsatz an einem Montag kann so schon am folgenden Dienstag automatisch von PayPal überwiesen werden.

Güntner sieht in der PayPage ein gelungenes Projekt: „Wir möchten einen möglichst großen Zahlungsmix anbieten, um den Münchnern und Münchnerinnen den Kauf so einfach wie möglich zu machen“, erläutert er. PayPal sei aufgrund seiner mehr als 29 Millionen aktiven deutschen Kunden von vornherein mitgedacht worden. Bereits in den ersten vier Wochen nach der Einführung sei PayPal bereits rege genutzt worden, erinnert sich Güntner. „Ein deutlicher Beweis dafür, dass das vereinfachte Zahlverfahren mit PayPal gerne genutzt wird“, sagt er. Güntner sieht den Vorteil von PayPal vor allem in der schnellen Anwendung. So bräuchten Kunden zum Beispiel keine Kartennummern abzutippen.  

Auch internationale Bestellungen, etwa im touristischen Bereich, können über die PayPage abgewickelt werden. „PayPal ergänzt unsere klassischen Zahlungsmethoden um die Lösungen eines modernen Zahlungsdienstleisters, die viele Personen bereits in ihrem Alltag nutzen“, betont der Kassenleiter. Das wird von den Kunden gut aufgenommen: Wenn Leistungen über die PayPage bezahlt werden können, wählen Kunden in rund der Hälfte der Fälle PayPal als Zahlweg aus. Seit der Einführung der PayPage und der Möglichkeit, mit PayPal zu bezahlen, ist die Abbruchquote der Online-Bestellungen deutlich geringer geworden.

Wachsende Nachfrage

Die Nachfrage der Münchener nach E-Payments ist groß: 2021 etwa setzte die Stadt München in mehr als 138.000 Transaktionen rund 2,3 Millionen Euro mit E-Payment um. 40 Prozent mehr Kaufvorgänge im Vergleich zum Vorjahr. Dies zeigt exemplarisch, wie wichtig digitale Zahlungswege für Kommunen sind.

Noch steht Güntners zentrale Paypage nicht für alle Leistungen der Stadt München zur Verfügung. Es gibt noch einige unterschiedliche Bezahlprozesse in den verschiedenen Referaten der Stadtverwaltung. Güntners oberste Priorität ist daher: Vereinheitlichen. Und das geht mit der PayPage nun reibungsloser als zuvor, denn die vorhandenen Bezahlprozesse können nun nach und nach auf die neue Plattform migriert werden.

„Die PayPage schont unsere internen Ressourcen und wird die Basis für den weiteren Ausbau des Kundenservices sein. Zusätzliche elektronische E-Payment-Verfahren lassen sich jetzt jederzeit einfach und schnell realisieren“, sagt Güntner. Als nächstes sollen Bürger beispielsweise Bibliotheksgebühren oder Ferien- und Familienpässe auf der zentralen Plattform bezahlen können – auch künftig mit PayPal.

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